Als je regelmatig een rol als facilitator tijdens een vergadering of meeting hebt, kom je dit gegarandeerd tegen: mensen die teveel praten tijdens je groepsgesprek. Een enthousiaste deelnemer, die altijd aan het woord lijkt te (willen) zijn. Ook wel bekend als de langprater, eindeloze prater of langdradige mens. Dit kan een behoorlijk storende factor zijn tijdens een groepsgesprek. Gelukkig kun jij de controle terugnemen en anders omgaan met een langdradige vergadering!
Het is bij online bijeenkomsten soms net iets lastiger om dan als leider de grip terug te krijgen. ‘In het echt’ zou je misschien een grapje maken of zou je deelnemer zelf horen van anderen dat hij langdradig wordt. Dreigt je meeting hierdoor te ontsporen?
Gelukkig hebben we tien praktische tips waarmee jij tactvol inbreekt en de controle terugkrijgt over dit groepsgesprek.
1.Geef persoonlijke aandacht
Spreek voorafgaand aan de meeting 1-op-1 af met de langspreker. Zo kan iemand z’n ei al kwijt en heb jij de tijd om goed te kunnen luisteren en door te vragen. Zo kom je er misschien achter waarom deze persoon zo betrokken is bij het onderwerp.
2.Schrijf het op
Je kunt de deelnemers hun input laten delen via de chat of via een digitaal whiteboard, zoals Mural. Je pakt een aantal bijdragen eruit die je wilt bespreken.
3.Doelgericht
Zorg dat het doel en het resultaat per meeting helder is. Draagt een gesprek niet bij aan het bereiken van het doel? Dan benoem je dit.
4.Onderdeel van het programma
Weet je al dat er een aantal stokpaardjes van stal gaan komen? Reserveer er dan ruimte voor. Geef duidelijk aan dat je het dan, XX minuten, over het onderwerp gaat hebben. Daarbuiten is het tijd voor andere zaken.
5.Kleine groepjes
Splits op in kleinere break-out groepen. Mix in de ene groep bijvoorbeeld langsprekers met andere deelnemers die makkelijk spreken in de groep, en in de andere groep de mensen die nog weinig hebben gezegd.
6.Gedeelde verantwoordelijkheid
Stel het volgende voor aan de groep: “Laten we erop letten dat iedereen ongeveer evenveel spreektijd krijgt. Weet je van jezelf dat je vaker het woord pakt, vraag dan ook eens aan iemand anders wat die ervan vindt.”
7.Reflectie
Als je vaker samenkomt met dezelfde groep mensen kun je op vaste terugkerende momenten terugkijken op de samenwerking en het proces. Hoe gaan de vergaderingen en het samenwerken? Door samen zo’n ‘retrospective’ te doen draagt de hele groep bij aan de verbetering van de samenwerking. Laat oplossingen dan ook uit de groep komen.
8.De begeleider
Vertel hoe je werkt als facilitator of (dag)voorzitter. Je bent er om de bijeenkomst te begeleiden en het voor iedereen een prettige ervaring te maken. Dat betekent dat je soms zult ingrijpen, tempo moet maken of onderwerpen parkeert. Als je dit aan het begin van de bijeenkomst benoemt, accepteren mensen het (sneller) als je dan daadwerkelijk ingrijpt. In je rol als begeleider vertel je misschien ook dat je af en toe zult samenvatten wat je hoort. Het zou zonde zijn als de kern van een betoog (van een langspreker) niet goed overkomt. Daarom check je regelmatig; “Als ik het goed begrijp zeg je….”. Doordat je hebt aangekondigd dat je dit gaat doen, creëer je een natuurlijk onderbrekingsmoment. En dit geeft je de mogelijkheid om na de samenvatting iemand anders het woord te geven. Een elegante en constructieve manier van ‘afkappen’.
9.Groepsregels
Het klinkt een beetje als de basisschool, maar het is een bewezen nuttig onderdeel van groepen begeleiden: basisregels. Je spreekt met elkaar wat spelregels af. Je stelt de regels op met de groep, want zo wordt het van iedereen. Denk aan: elkaar uit laten spreken, we houden onze bijdrage kort, we zorgen er samen voor dat we stipt op tijd kunnen stoppen, ieders bijdrage is evenveel waard. Pak de regels er regelmatig bij ter herinnering voor de groep, maar ook om na te gaan of er iets aangepast moet worden.
10.Direct lijntje
Tijdens een fysieke meeting pik je signalen op over hoe het gaat met de deelnemers. Zijn ze actief naar de anderen aan het luisteren, of zitten ze onderuitgezakt en steeds naar de klok te kijken? Online gaan vaak meer subtiele signalen verloren.
Vraag de deelnemers van de digitale bijeenkomst daarom om jou te helpen, zodat je de groep kunt helpen. Geef aan dat ze je een privé bericht, een e-mail of appje kunnen sturen tijdens de meeting. Storen ze zich aan iets? Volgen ze het niet meer? Laat het ze melden en grote kans dat je er iets aan kunt doen.
Zoals je ziet is er meer sturing mogelijk dan je vaak denkt. Deze technieken helpen je bij digitale bijeenkomsten, maar kunnen natuurlijk ook bij fysieke bijeenkomsten worden gebruikt.
Hopelijk helpen deze praktische tips je om te gaan met mensen die teveel praten tijdens een groepsgesprek. Heb je ze in de praktijk gebracht? Of kun je juist wel wat hulp gebruiken bij het leiden van je sessie? We horen graag van je.
Staat participatie hoog op je agenda? We helpen je met techniek, strategie en communicatie.